機關檔案“三合一”制度12問

硒都青史

2023年11月，海倫市檔案館制作了這個美篇，在12天里每天問一個問題并作答，發至基層各群，點擊量過萬，較好普及了機關檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限“三合一”制度。同志們可將這12個問題收藏備忘，隨時備用。亦可在更大范圍轉載，使其更好發揮作用。 　　2023年12月11日問：實物類檔案的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？答：1.本單位獲得的獎狀、獎杯、錦旗、獎章、榮譽證書等（保管期限：永久）。2.本單位已經停止使用的印章、法人印章及辦事機構印章（保管期限：永久）。3.上級領導、知名人士視察指導時留下的題詞、簽名、字畫（保管期限：永久）。4.本單位大型活動的活動標志、紀念品、宣傳品等（保管期限：永久）。 　　2023年12月10日問：聲像類檔案的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？　　答：1.本單位對外工作交流中形成的聲像材料（保管期限：永久）。2.本單位在黨建、政務活動及各類創建活動中形成的聲像材料（保管期限：永久）。3.上級領導檢查、視察本單位工作的聲像材料（保管期限：永久）。4.本單位各類工作會議的聲像材料（保管期限：永久）。5.本單位先進人物和典型活動的聲像材料（保管期限：永久）。 　　2023年12月9日問：會計文件材料的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？　　答：1.憑證。其中：本單位財會的各種原始憑證和記賬憑證（保管期限：30年）。本單位現金出納賬（保管期限：30年）。本單位財會往來賬，含總賬、明細賬（保管期限：30年）。2.財務報表。本單位的財務決算年報表（保管期限：永久）。3.其它。本單位職工正常晉升、職務變動后的工資變動表（保管期限：永久）。本單位職工的工資表（保管期限：永久）。本單位會計檔案保管清冊（保管期限：永久）。本單位會計檔案銷毀清冊（保管期限：永久）。本單位會計檔案移交清冊（保管期限：30年）。 　　2023年12月8日問：科技文件材料的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？答：1.基建類（保管期限：永久）。包括：土地使用證、房屋使用證；工程項目立項計劃、可行性研究報告、審批文件、設計基礎材料；工程項目總結規劃、設計方案、財務預算、施工批準文件、施工執照、合同書、協議書、工程竣工驗收報告材料等；工程項目建筑施工圖、結構施工圖、水電施工圖、設計維修圖、輔助圖等。2.設備類（保管期限：永久）。包括：工藝設計、說明、規程、試驗、技術報告；設備臺賬、備品備件目錄、設備圖紙、設備制造檢驗檢測材料、出廠試驗報告、產品質量合格證明、安裝及使用說明、維護保養手冊；設備質保書、驗收材料、移交文件；特種設備生產安裝維修許可、監督檢驗證明、安全監察文件；設備運行使用、檢修維護文件。 　　2023年12月7日問：文書文件材料的歸檔范圍和保管期限是怎樣的？　　答：1.本單位黨組會議、行政辦公會、民主生活會的紀要、會議記錄（保管期限：永久）。2.本單位召開工作會議、專題會議的文件材料。其中：請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（保管期限：永久）。典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（保管期限：30年）。3.機關聯合召開會議的文件材料。其中：本機關主辦的：請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（保管期限：永久）。典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（保管期限：30年）。本機關為協辦的：請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結。（保管期限：30年）。典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（保管期限：10年）。4.上級機關、上級領導檢查視察本單位工作時形成的文件材料。其中：重要的（保管期限：永久）。一般性的（保管期限：30年）。本機關工作匯報材料（保管期限：30年）。5.黨建和作風建設方面的文件材料。其中：年度和年度以上的計劃、總結、統計材料（保管期限：永久）。年度以下的計劃、總結、統計材料（保管期限：10年）。重要總結和重要調研材料（保管期限：永久）。一般總結和一般調研材料（保管期限：10年）。6.機構設置、機構撤并、名稱更改、人員編制、啟用印章等文件材料（保管期限：永久）。人事工作制度、規定、辦法等文件（保管期限：30年）。人事任免文件材料（保管期限：永久）。先進單位、先進工作者的文件材料（保管期限：永久）。職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、離退休、死亡、撫恤等文件材料（保管期限：永久）。人事考核、職稱評審工作議文件材料（保管期限：永久）。職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根（保管期限：永久）。職工名冊（保管期限：永久）。批準入黨的文件材料（保管期限：永久）。7.本單位事務管理文件材料。其中：與有關單位和個人簽訂的合同、協議等文件材料（保管期限：永久）。國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料，重要的（保管期限：永久），一般的（保管期限：10年）。8.上級機關制發的文件材料。其中：上級機關制發的屬于本單位主管業務的文件材料，重要的（保管期限：永久），一般的（保管期限：10年）。上級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料（保管期限：10年）。上級機關制發的關于本單位機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料（保管期限：永久）。9.本單位制發的普發性業務文件、中長期規劃等文件材料（保管期限：永久）。10.本單位的請示與上級機關的批復、批示，其中重要業務問題（保管期限：永久），一般業務問題（保管期限：30年）。11.本單位編輯編寫的書籍、文件材料。其中：大事記、組織沿革等（保管期限：永久）。本單位編輯的書刊、刊物等（保管期限：永久）。簡報、情況反映、工作信息等（保管期限：10年）。12.工作計劃、總結、統計、調研等文件材料。其中：年度和年度以上的計劃、總結、統計材料（保管期限：永久）。年度以下的計劃、總結、統計材料（保管期限：10年）。重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（保管期限：永久）。一般活動的總結、一般活動的調研材料（保管期限：10年）。13.下級機關報送的文件材料。其中：重大問題的專題報告（保管期限：30年）。年度和年度以上的計劃、總結、統計材料（保管期限：10年）。 　　2023年12月6日問：檔案的編號規范是怎樣的？　　答：檔號按照分類方法分段組成，上、下位代碼之間用“-”（短橫）連接，同一級代碼之間用“·”（小圓點）隔開。（一）全宗號：采用4位數字或字母與數字的結合標識，如：A001。（二）檔案門類代碼：采用2位字母標識。存在二級門類的，一、二級門類均采用2位字母標識，中間用“·”隔開。（三）年度：采用4位數字標識。（四）目錄號、課題號、項目號、型號：采用4位數字或字母與數字的組合標識。本機關基建檔案項目號按0001、0002……順序編列。（五）機構（問題）代碼：采用3位數字或字母與數字的組合標識。本機關機構代碼按辦公室（BGS）、法規處（FGC）……編列；照片、錄音、錄像檔案問題代碼分別按照001、002……順序編列；實物檔案問題代碼按照印章（001）、題詞（002）……編列。（六）保管期限代碼：采用字母或字母與數字的組合標識。保管期限永久、定期30年、定期10年分別以代碼Y、D30、D10標識。（七）案卷號：采用3位數字標識，不足3位的前面用“0”補足。（八）件號：采用4位數字標識，不足4位的前面用“0”補足。 　　2023年12月5日問：照片、錄音、錄像、業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體、實物檔案主要按什么分類？檔號結構是什么？　　答：照片、錄音、錄像、業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體、實物檔案按照年度、機構（問題）、保管期限等分類項進行分類。檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-機構（問題）代碼-件號。例：A001-ZP·2022-Y-001-0001。 　　2023年12月4日問：專業檔案主要按什么分類？檔號結構是什么？　　答：專業檔案按照年度、保管期限等分類項進行分類。檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-案卷號-件號。例：A001-ZY·SS·2022-Y-001-0001。以件為單位整理的，參照文書檔案執行。 　　2023年12月3日問：科技檔案主要按什么分類？檔號結構是什么？　　答：科技檔案主要按年度（或課題、項目、型號）、保管期限等分類項進行分類。檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度（目錄號、課題號、項目號、型號）-保管期限代碼-案卷號-件號。例：A001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001。以件為單位整理的，參照文書檔案執行。 　　2023年12月2日問：文書檔案主要按什么分類？檔號結構是什么？　　答：文書檔案主要按照年度、機構（問題）、保管期限分類。檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-機構（或問題）代碼-件號。例：A001-WS·2022-Y-BGS-0001。其中“Y”代表保管期限“永久”，“BGS”是機構即“辦公室”的首字母。 　　2023年12月1日問：機關檔案劃分為哪些門類，字母簡標分別是什么？　　答：機關檔案劃分為文書（WS）、科技（KJ）、會計（KJ）、人事（RS）、專業（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業務數據（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物（SW）等13個一級檔案門類。其中：科技檔案分為科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設備(KJ·SB)3個二級門類；專業檔案按實際情況劃分二級門類。 　　2023年11月30日問：機關檔案“三合一”制度中的“三合一”是什么？　　答：檔案的“分類方案、歸檔范圍、保管期限”合并執行，一體落實。 編輯：海倫市檔案館張亞男

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機關檔案“三合一”制度12問

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