公文小課堂—如何正確運用機關或單位名稱的全稱與簡稱?

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答:公文中要經常涉及機關或單位名稱的表述問題，不僅版頭部分用，發文字號中用，公文標題、落款(發文機關署名)以及印章中也要用。至于正文部分的寫作，使用得就更多。但在表述時究竟是用其全稱還是規范化簡稱，并無硬性規定，一般情況下二者是通用的但有時需要根據具體情況作適當處理。主要是: (1)公文的發文機關標志，帶“文件”二字的，既可以使用全稱，也可以使用規范化簡稱。例如《中國共產黨中央委員會文件》，可以簡化為《中共中央文件》。但如系采用發文機關全稱或者規范化簡稱，其后不帶“文件字的，其發文機關名稱則需用全稱，以示鄭重。這就是說，下行文的版式中，發文機關名稱既可用全稱，也可用簡稱，但上行文版式中的發文機關名稱一般只能使用全稱。 (2)要根據文字的繁簡視情確定使用全稱或是簡稱。例如公文版頭、標題、發文機關署名(落款)中所涉及的發文機關名稱，究竟以使用全稱還是簡稱為宜，應當根據實際情況酌定。一般而言，如果機關名稱字數較多，特別是一些企業名稱往往冠以一二十個字，為簡潔起見，則通常使用簡稱，以使行文趨于簡潔，并求得文面布局的醒目、勻稱、美觀。但需要注意的是，發文字號中的機關代字必須是簡稱，而且是高度濃縮了的稱謂;印章中的發文機關名稱則應使用全稱，以示莊重、嚴肅。 (3)要根據公文的運行范圍和內容性質酌情確定使用全稱還是簡稱。就一般而言，對于系統或機關單位內部使用的公文，其發文機關名稱可以使用簡稱，既不會令人費解，又會使行文顯得簡練，便于接受;但對于那些政策性、規定性較強的公文以及會議性公文，如公報、決議、會議紀要等，則應以使用全稱為宜，以體現行文的莊重性和嚴肅性。 (4)要注意講究規范。根據公文處理法規的規定，在公文寫作中第一次使用機關名稱時應當使用全稱并用括號注明簡稱，下文再出現相同名稱時，可使用簡稱。值得注意的是，對于簡稱的使用必須注意講求規范，不可隨意簡化。例如“中共xx委員會”、“中共xx鄉黨委”之類的簡稱就不符合規范。前者的問題在于繁簡混雜，“中共”是簡稱，但“委員會”又不是，故而應改為“中共xx委”;后者的問題屬于疊床架屋，其原由已如前述。

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